Agentursoftware

Software für Agenturen

Im Agenturgeschäft ist Effizienz der entscheidende Wettbewerbsvorteil. Täglich wird mit verschiedensten Kunden und Projekten jongliert. Dabei den Überblick zu behalten, über Fortschritte, Risiken, Zeiten und Anfragen von Kunden und Mitarbeitern ist für Agenturen eine Herausforderung.

Was Agentursoftware leistet

Damit Kundenprojekte reibungslos gelingen und die ganze Agentur wie ein Uhrwerk mit internen Abteilungen der Auftraggeber zusammen arbeitet, wird Agentursoftware genutzt. Solche Software für Agenturen erfüllt einige oder alle der folgenden Leistungen:

• Kontakte verwalten
• Termine planen und verwalten
• Projekte planen, managen und steuern
• Buchhaltung (erfassen und buchen von ein- & ausgehenden Belegen)
• Zeiterfassung, um Stunden für feste und freie Mitarbeiter zu tracken
• Personalplanung und Ressourcenplanung
• Dokumentenmanagement (DMS)
• Mitarbeiterplanung und Arbeitszeitverwaltung
• Im- und Export von Daten (Abrechnung, Projektmanagement)
• Statistik und Prognosen der Geschäftsbereiche und Projekte

Die beste Agentursoftware finden

Welche Software die beste Agentursoftware ist, hängt von den Gegebenheiten der Agentur ab. Große Agenturen haben andere Anforderungen, als Freelancer oder kleine Teams. Aber auch der Aufbau und die Verfügbarkeit der Software-Lösungen für Agenturen spielt eine entscheidende Rolle.

• Darf die Software in der Cloud liegen? Dann kommen SaaS-Lösung (Software as a Service) in Frage.
• Bleibt man lieber „Herr der eigenen Daten“? Dann möchte man die Software in der Regel auf eigenen Servern hosten.
• Ist noch nicht ganz klar, wie man die Agentursoftware optimal verwendet? Dann sind modulare Systeme im Vorteil.

Agentursoftware im Vergleich

Es gibt viele sehr unterschiedliche Softwarelösungen für Agenturen. An dieser Stelle möchten wir einige etablierte Programme vorstellen. Es ist ein grober Überblick, da ein detaillierter Agentursoftware-Vergleich den Rahmen sprengen würde.

Fehlt eine Software? Trage sie einfach ins Marketing Tools Verzeichnis ein.

Deals & Projects

Die Agentursoftware Deals & Projects der Firma julitec aus Nürnberg stellt eine der simpelsten Lösungen – im positiven Sinne – dar. Das aufgeräumte Interface unterstützt alle Prozesse von der Projektakquise und dem Auftrag bis zur Abrechnung.

Es stehen Tools zur Aufgabenverwaltung, Kontaktverwaltung, Terminverwaltung, Zeiterfassung und Rechnungslegung bereit. Auch ist die Anbindung an diverse beliebte Drittanbieter möglich, wie MailChimp, Outlook 365, Gmail, Sipgate, natürlich DATEV, zendesk und das Automation-Tool zapier. Für alle anderen Zwecke existiert eine REST-API.

Nur die fehlende Mobile-App stört das Gesamtbild etwas, doch dank der responsiven Web-Oberfläche kann es – eine gute Datenverbindung vorausgesetzt – auch von unterwegs komfortabel genutzt werden. (Deals & Projects)

easyJOB

Die Agentursoftware easyJOB der Because Software AG ist für kleine Teams und größere Agenturen interessant. Die kleine Variante namens easyJOB [compact] richtet sich an Agenturen, die bis zu 10 Mitarbeiter haben. Sie kann nach dem üblichen SaaS-Modell als Cloud-Abo gebucht werden. Enthalten sind die Basisfunktionen, die für alle Agenturen wichtig sind, wie Zeiterfassung, Projektverwaltung, Ressourcenplanung, Controlling und Abrechnung.

Die Vollversion von easyJOB ist deutlich umfangreicher einsetzbar, dank zusätzlicher Apps, Module und Schnittstellen. Kunden dieser Variante haben Zugriff auf Funktionen wie die Änderungshistorie, das Anfragemanagement, Kalkulation, Media-Tools für Anzeigen, Dokumentenverwaltung, OCR für Belege, Zahlungsübersicht und -prognosen, Freigaben, einen Jobassistent und erweiterte Suche in Dokumenten. Für Full-Service-Agenturen bietet easyJOB zudem spannende Tools zur Mediaplanung.

Als Schnittstellen stehen das übliche proprietäre RESTful API, DATEV, Jira, Personio, SAP sowie SEPA und rydoo zur Auswahl. Das umfassende App-Portfolio für Smartphones und Tablets dürfte für viele Agenturen ein spannendes Alleinstellungsmerkmal sein, weil es etwas unabhängiger vom schwachen Mobilfunk-Netz in Deutschland macht. Hiermit kommen Termine, Zeiterfassung und Dashboards auf das Handy.

Preislich befindet sich easyJOB sicherlich im oberen Segment, dafür kann es auch sehr viel. (www.because-software.com)

MOCO

Recht schlank und agil kommt die Agentursoftware MOCO daher. Diese in der Schweiz von der hundertzehn GmbH entwickelte Software richtet sich an Agenturen und andere projektbasierte Dienstleister.

MOCO fokussiert sich auf die Schnittstellen zapier, API und WebHooks, was allerdings sehr viele Möglichkeiten bietet. So lassen sich Ereignisse und Daten für Collaboration mit Trello und Jira genau so einfach anbieten, wie die Buchhaltung oder der Newsletterversand. Das darf allerdings nicht darüber hinwegtäuschen, dass es in manchen Fällen nur als Notlösung nach dem Motto „besser als nichts“ gelten kann.

An MOCO überzeugt das aufgeräumte Interface, die gute Geschwindigkeit und der moderate Preis. Zeiterfassung ist sogar mit einer mobilen App unter iOS und Android sehr komfortabel möglich. Ob MOCO die beste Software für den Zweck ist, kann man in einer 30-Tage-Testversion risikolos herausfinden. (MOCO)

Poool

Poool my office wird als Business und Agentursoftware angeboten. Mit schlichter Oberfläche präsentiert das österreichische Unternehmen Poool Software & Consulting GmbH die zahlreichen Funktionen, als da wären: Projektmanagement, Buchhaltung, Ressourcenplanung, Ausgangsrechnungen, Terminkalender, Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Adressbuch und Bestellwesen. Es gibt Gantt-Charts, Lead-Verwaltung (um keinen Deal zu verpassen) und jede Menge Werkzeuge zur Kommunikation und Auswertung.

Was poool my office besonders abhebt, ist das transparente Preismodell. Es gibt kein Module oder Add-Ons, sondern nur den All-In-Preis. Abgerechnet wird nach Lizenz und Funktion des Mitarbeiters. Der Hauptbenutzer-Account ist am teuersten. Die einfachen Zeiterfassungs-Accounts sind zum halben Preis zu haben. Es gibt zwar günstigere Lösungen, aber wie immer, kommt es hier auf den Bedarf und Geschmack der Agentur an. (www.poool.cc)

troi

Troi gehört zu den anspruchsvollen Softwarepaketen. Es deckt den gesamten Umfang der Agenturtätigkeit in sich ab, was sich natürlich in der Lernkurve und den Kosten widerspiegelt. Glücklicherweise ist all das modular und in verschiedenen Paketen abgebildet: Es existieren drei Varianten der software, für kleine Agenturen, mittelgroße Agenturen und große Agenturen. Wie bei solchen potenziellen Marktführer-Systemen üblich, variieren die Kosten je nach Leistungsumfang stark, sind aber nur im direkten Kontakt zum Anbieter zu ermitteln.

Die Agentursoftware troi besteht in der Basisversion aus den Modulen Schreibtisch, Schwarzes Brett, Projektaufgaben (eine einfache Aufgabenliste), Kontaktverwaltung, Terminverwaltung, Stundenerfassung und Abwesenheiten. Darüber hinaus gibt es Module für Projektmanagement (Pläne, GANT-Charts, Ressourcen, Projektkunden, Protokolle), Detailliertes Reporting (Zeitauswertung, Stundenauswertung, Umsatzprognosen), Freigabemanagment (Angebote und Rechnungen freigeben lassen), Buchhaltung, Public Relations und Mitarbeiter-Management.

In der Liste der Schnittstellen fällt neben den üblichen Verdächtigen die Finance-App sage, das Business-Intelligence-Tool Power BI und der HR-Spezialist Personio auf. Es gibt ein API, jedoch fehlt zapier. Damit, und aufgrund der Preisstruktur, kommt troi aus unserer Sicht eher für größere Agenturen in Frage. An die richtet sich auch das Consulting-Angebot des Unternehmens, in dessen Rahmen die Software individuell für die Agenturprozesse optimiert wird. (www.troi.de)